HPP Asianajotoimisto Oy:n kulunvalvonnan rekisterin tietosuojaseloste

1. Yleistä

HPP Asianajotoimisto Oy (”HPP”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme kulunvalvonnan rekisteriimme (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat seuraavasta osoitteesta: tietosuoja@hpp.fi.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 7.2.2022.

2. Rekisterinpitäjä

Nimi: HPP Asianajotoimisto Oy
Osoite: Bulevardi 1 A, 00100 Helsinki
Puhelin: +358 9 474 21
Y-tunnus: 0224138-5

3. Kenen henkilötietoja kerätään?

Käsittelemme Rekisterissä henkilötietoja henkilöistä, jotka liikkuvat toimitiloissamme osoitteessa Bulevardi 1 A, 00100 Helsinki.

4. Minkä tyyppisiä henkilötietoja kerätään?

Käsittelemme Rekisterissä seuraavia, toimitiloissamme liikkuvien henkilöiden, henkilötietoja:

• etu- ja sukunimi;
• yrityksen nimi;
• puhelinnumero;
• vierailija ID;
• Cotag-kulkutunnisteen numero;
• Cotag-kulkutunnisteen käyttötiedot; ja
• iLoq avaimen numerosarja

Avaimien ja kulkutunnisteiden tietoja käsitellään vain siltä osin, kuin vierailijalla on sellaiset käytössä.

5. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Saapuessaan toimitilaamme, rekisteröity täyttää lomakkeen koskien henkilötietoja.
Käyttäessäsi Cotag-kulkutunnistetta tai iLog avainta, keräämme tunnisteen käyttötietoja.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Henkilötietojesi käsittelyn perusteena on lakisääteinen velvoitteemme ja oikeutettu etumme, erityisesti asianajajia koskevan lainsäädännön ja Suomen asianajajaliiton sääntöjen noudattaminen, työntekijöidemme ja muiden tiloissamme oleskelevien henkilöiden henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen, Yhtiömme omaisuuden suojaaminen sekä Yhtiömme turvallisuuden ja omaisuuden valvominen sekä vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen ja selvittäminen.

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on asianajajia koskevan lainsäädännön ja Suomen asianajajaliiton sääntöjen noudattaminen sekä toimitilojemme valvonta ja fyysisen tietoturvan varmistaminen. Henkilötietojesi käsittelyllä voimme turvata toimitilojemme turvallisuuden, eikä käsittelyllä ole sinun osaltasi muita vaikutuksia.

Emme jatkokäsittele henkilötietojasi muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Saatamme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille. Jos käytössäsi on Cotag-kulkutunniste tai iLoq-avain, luovutamme henkilötietojasi yhteistyökumppanillemme Access Point Oy:lle.

Meidän voi olla tarpeen jakaa henkilötietojasi Suomen asianajajaliiton sekä toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

8. Henkilötietojen siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Säilytämme henkilötietojasi Rekisterissä ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen kulunvalvonnan edellä mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi ja enintään yhden vuoden ajan henkilötietojen keräämisestä.

Jos säilytysaikana syntyy epäilys tapahtuneesta vahingonteosta tai muusta rikoksesta, henkilötietoja säilytetään tältä osin rikoksen selvittämiseksi tarvittavan ajan. Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti.

10. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojesi poistamista;
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella; ja
• vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Säilytämme muuta kuin digitaalista aineistoa lukituissa toimitiloissamme. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden työtehtäviin aineiston käsittely liittyy. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

12. Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@hpp.fi. Voit myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti toimipisteissämme tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

HPP Asianajotoimisto Oy
Bulevardi 1 A
00100 Helsinki