Kiinteistöalan toimijat ovat tekemisissä monenlaisten käsitteiden ja termien kanssa. Termistöä esiintyy lainsäädännön lisäksi erilaisissa virallisissa ja puolivirallisissa asiakirjoissa, joista yksi merkittävimpiä on RAKLI Ry:n julkaisema Kiinteistöliiketoiminnan sanasto (2. laitos, 2012). RAKLI ry on kiinteistöjen ammattimaisten omistajien, kiinteistösijoittajien, toimitilajohdon ja rakennuttajien järjestö. Kiinteistöliiketoiminnan sanastolla ei ole lakiin perustuvaa sitovuutta, mutta se on kuitenkin tosiasiallisesti merkittävä dokumentti, johon usein viitataan muun muassa vuokrasopimuksissa käsitteistön osalta.
Käytettyjen termien käyttöön on syytä kiinnittää erityistä huomiota, kun laaditaan vuokrasopimuksia, kauppakirjoja ja muita kiinteistöihin liittyviä sopimuksia. Esimerkiksi monesti vuokrasopimuksissa sovitaan, että vuokralainen vastaa kohteen ylläpidosta ja korjauksista muilta osin, mutta vuokranantaja vastaa peruskorjauksista. Tällöin on tärkeää, että osapuolilla on yhtenevä käsitys siitä, mitä peruskorjauksilla tarkoitetaan ja samoin siitä, mitä ylläpidolla ja korjauksilla tarkoitetaan ylipäänsä. Tämä kirjoitus käsittelee näiden termien merkityksiä erityisesti Kiinteistöliiketoiminnan sanaston näkökulmasta. Sanasto ei ole kaikkien termien osalta täysin johdonmukainen, joten kirjoituksen laatiminen on edellyttänyt jonkin verran tulkintaratkaisujen tekemistä. Näissä ratkaisuissa on huomioitu sanaston kokonaisuus sekä kunkin yksittäisen termin eri esiintymät sanastossa.
Kiinteistöliiketoiminnan sanasto
Kiinteistöliiketoiminnan sanasto sisältää muun muassa kiinteistön hoitoon ja ylläpitoon sekä korjauksiin liittyvää sanastoa. Näitä voidaan pitää yläkäsitteinä, joiden alle muut aiheeseen liittyvät käsitteet voidaan kategorisoida. Hoidon ja ylläpidon (eng. maintenance) alle luetaan Kiinteistöliiketoiminnan sanaston mukaan kiinteistöhuolto (eng. facility services) ja tekniset palvelut (eng. technical services) sekä sellaiset yksittäiset hyödyke-erät, kuten sähkö, lämmitys, vedenkulutus ja jätehuolto. Korjauksiin (eng. repairs) eli korjausrakentamiseen sen sijaan luetaan kunnossapito (eng. repairs and replacements), vuosikorjaukset (eng. annual repairs) ja peruskorjaukset (eng. renovations / refurbishments) sekä lisäksi yksityiskohtaisemmat käsitteet kuten perusparannukset (eng. modernisation / rehabilitation), muutosrakentaminen (eng. rebuilding) ja entistäminen (eng. restoration). Lyhyesti voitaisiin kuvata niin, että ylläpidolla kohdetta pidetään käyttökelpoisena ja pyritään mahdollisuuksien mukaan välttämään korjaustarpeiden ilmaantuminen, kun taas korjauksilla korjataan ilmentyneet viallisuudet. Kiinteistöt luonnollisesti kuluvat aina käytössä, eikä hyvälläkään ylläpidolla voida täysin välttää kaikkia korjaustarpeita.
Ylläpitoon liittyvä kiinteistöliiketoiminnan sanasto
Ylläpitoon liittyen Kiinteistöliiketoiminnan sanastossa määritellään yhteisenä käsitteenä hoito ja ylläpito (eng. maintenance), joka on sanastossa määritelty kustannusten kautta niin, että ylläpitokustannuksia ovat muun muassa kiinteistönhoidosta aiheutuvat kustannukset, esimerkiksi kaikki kiinteistön huolto-, sähkö-, lämmitys-, vedenkulutus- ja jätehuoltokustannukset. Edellä mainitussa listauksessa mainittu huolto on edelleen määritelty niin, että se on kiinteistön hoito- ja ylläpitopalvelu, jonka tarkoitus on pitää kohde käyttö- ja toimintakunnossa ja estää vikojen ilmaantuminen. Hoito- ja ylläpitopalveluihin luetaan myös tekniset palvelut, joilla on tarkoitus ylläpitää nykytilannetta teknisten järjestelmien tarkastuksen, ohjaustoiminnan, kunnostusten ja korjausten avulla. Siten hoito ja ylläpito sisältää itsessään jossain määrin myös korjauksia.
Korjausrakentaminen voidaan jaotella toteutustavan mukaan tai tarkoituksen ja tavoitteiden mukaan. Peruskorjauksilla tarkoitetaan suhteellisen suurena erillisenä hankkeena toteutettavaa korjausrakentamista ja vuosikorjauksilla vuosikorjaussuunnitelmaan perustuvaa ennakoitavissa olevaa korjausta, eli tämä jaottelu perustuu enimmäkseen toteutustapaan (yksittäinen hanke vs. jatkuva toiminta). Tarkoituksen ja tavoitteiden mukaisesti korjausrakentaminen jakautuu sen sijaan muutosrakentamiseen, perusparannuksiin, entistämiseen ja kunnossapitoon. Peruskorjauksilla tarkoitetaan yleensä kunnossapitoon tähtääviä hankkeita eli hankkeita, joissa tavoitteena on saattaa rakennus samantasoiseksi kuin se oli uutena. Korjausrakentamisen tavoitteena voi lisäksi olla esimerkiksi kohteen parempi soveltuvuus tarkoitukseensa (perusparantaminen), kulttuuriarvojen säilyttäminen tai palauttaminen (entistäminen) tai kohteen käyttötarkoituksen muuttaminen (muutosrakentaminen).
Englanninkielisessä kaupallisessa termistössä käytetään usein käsitteitä capex (capital expenditures) ja opex (operating expenditures). Yleisesti näiden termien sisältö on määritelty niin, että capex viittaa kiinteistön hankintaan, parantamiseen ja korjaamiseen liittyviin toimiin, jotka ovat niin sanottuja uusia hankintoja ja/tai pidentävät kohteen elinkaarta. Opexilla sen sijaan viitataan juokseviin kuluihin, kuten hyödykekuluihin (sähkö, vesi, lämpö yms.), ylläpitoon ja huoltoon ja tietyin edellytyksin korjauksiin. Pääasiassa voidaan sanoa, että kiinteistön hoito- ja ylläpito sekä vuosikorjaukset sisältyvät opexiin, ja kiinteistön peruskorjaukset, perusparantamiset sekä muutosrakentaminen sisältyvät capexiin. Koska nämä termit ovat muodostuneet ulkomaisessa kiinteistöliiketoiminnassa, eivät edellä mainitut jaottelut ole välttämättä täysin paikkansapitäviä, ja siten olisi hyvä harkita suomalaisessa kiinteistöliiketoiminnassa syntyneissä termistöissä pitäytymistä, kun kohdekiinteistö sijaitsee Suomessa.
Kuten edellä on todettu, kiinteistöihin liittyvät käsitteet on hyvä ottaa huomioon kiinteistöliitännäisiä sopimuksia laadittaessa riippumatta siitä, mikä sopimuksen kieli on ja ehkä erityisesti silloin, kun sopimuksen kieli on muu kuin suomi. Koska käsitteistö ei perustu lakiin, ei se välttämättä tule sovellettavaksi, mikäli sopimuksessa ei ole erikseen sovittu käsitteistön soveltamisesta. Sopimuksiin on siksi yleensä hyvä sisällyttää kirjaus siitä, mitä termistöä sopimuksessa käytetään (esimerkiksi: ”Tässä sopimuksessa käytetyille kiinteistön hoitoon ja ylläpitoon sekä korjauksiin liittyville käsitteille tulee antaa RAKLI ry:n julkaiseman Kiinteistöliiketoiminnan sanaston (2. laitos) mukainen merkitys, elleivät osapuolet ole nimenomaisesti jonkin käsitteen osalta toisin sopineet.”).
