HPP Asianajotoimisto Oy:n rekrytointirekisterin tietosuojaseloste

1. Yleistä

HPP Asianajotoimisto Oy (”HPP”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita HPP kerää sen rekrytointirekisteriin (”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan HPP:n Rekisteriin keräämiä henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä: tietosuoja@hpp.fi.

HPP voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. HPP pyrkii käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaakseen hyvissä ajoin etukäteen rekisteröidylle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista. HPP kehottaa rekisteröityä tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuaan tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 22.5.2018.

2. Rekisterinpitäjä

Nimi: HPP Asianajotoimisto Oy
Osoite: Bulevardi 1 A, 00100 Helsinki
Puhelin: +358 9 474 21
Y-tunnus: 0224138-5

3. Kenen henkilötietoja kerätään?

HPP käsittelee Rekisterissä Yhtiön työnhakijoiden (”Työnhakija”) henkilötietoja.

4. Minkä tyyppisiä henkilötietoja kerätään?

HPP käsittelee Rekisterissä seuraavia Työnhakijan henkilötietoja:

• Työnhakijan nimi;
• Työnhakijan yhteystiedot: sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite;
• Työnhakijan syntymäaika, mikäli Työnhakija on ilmoittanut sen HPP:lle esim. työhakemuksessa;
• Työnhakijan suosittelijoiden nimet ja yhteystiedot;
• Työnhakijan kuva, mikäli Työnhakija on toimittanut sen HPP:lle esim. työhakemuksessaan;
• rekrytointiprosessiin osallistuvien henkilöiden tekemät arvioinnit sekä muut vastaavat tiedot; ja
• muut Työnhakijan HPP:lle ilmoittamat tiedot.

5. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

HPP kerää henkilötietoja pääsääntöisesti rekrytointiprosessiin osallistuvalta Työnhakijalta itseltään. Henkilötietoja voidaan kuitenkin kerätä myös rekrytointiprosessiin osallistuvilta HPP:n rekrytointiyhtiöiltä ja -konsulteilta.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Työnhakijan henkilötietojen käsittelyn perusteena on HPP:n oikeutettu etu Työnhakijan työhakemuksen käsittelemiseksi ja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi.

Työnhakijan henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on HPP:n rekrytointiprosessin toteuttaminen ja potentiaalisten Työnhakijoiden tietojen tallentaminen HPP:n myöhempiä rekrytointitarpeita varten. Tämä sisältää muun muassa Työnhakijoiden arvioimisen rekrytointitarkoitusta varten, yhteydenpidon Työnhakijoihin ja muut työnhakuprosessiin liittyvät toimet. Työnhakijan henkilötietojen käsittelyllä ei ole Työnhakijalle muita vaikutuksia kuin kunkin rekrytointiprosessin läpivienti.

Työnhakijan tulee huomioida, että hän on velvollinen hankkimaan tarvittavat suostumukset mahdollisten suosittelijoiden henkilötietojen tallentamiseksi ja käsittelemiseksi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

HPP ei jatkokäsittele Työnhakijan henkilötietoja muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

HPP luovuttaa tai siirtää Työnhakijan henkilötietoja Rekisteristä vain salassapitovelvollisille HPP:hen sopimussuhteessa oleville rekrytointikonsulteille ja rekrytointiyhtiöille niiltä osin, kun kyseinen konsultti tai yhtiö osallistuu Työnhakijan rekrytointiprosessiin. HPP ei luovuta Työnhakijan henkilötietoja tällaisille konsulteille tai yhtiöille mihinkään muihin tarkoituksiin kuin HPP:n rekrytointiprosessin läpivientiä varten. HPP varmistaa aina, että sen yhteistyökumppanit eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

Ajan tasalla oleva listaus HPP:n yhteistyökumppaneista ja alihankkijoista:

• Sympa Oy
• Cubiks Finland Oy

HPP ei luovuta Työnhakijan henkilötietoja ulkopuolisille tahoille esimerkiksi suoramarkkinointi- tai muuhun vastaavaan rekrytoinnin ulkopuoliseen tarkoitukseen. HPP voi kuitenkin tarvittaessa jakaa Työnhakijan henkilötietoja toimivaltaiselle viranomaiselle, henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

8. Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Työnhakijan henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Kun Työnhakija lähettää HPP:lle avoimen työhakemuksensa, HPP säilyttää Työnhakijan työhakemuksen ja henkilötiedot HPP:n rekrytointijärjestelmässä kuuden kuukauden ajan hakemuksen jättämisestä, jonka jälkeen HPP tuhoaa ne.

Jos Työnhakija kohdistaa hakemuksensa tiettyyn avoinna olevaan työtehtävään, HPP voi kuitenkin säilyttää sellaisia Työnhakijan henkilötietoja kahden vuoden ajan, jotka ovat tarpeen laissa säädetyn oikeusvaateen puolustamiseksi, kuten esimerkiksi rekrytointipäätökseen vaikuttaneet seikat (esimerkiksi ansioluettelo).

10. Työnhakijan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Työnhakijalla on oikeus, soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin henkilötietoihinsa ja tarkastaa itseäsi koskevat, HPP:n käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä Työnhakijan henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Työnhakijan tulee huomioida, että henkilötietojen käsittelyn vastustaminen tai henkilötietojen poistaminen voi johtaa siihen, että Työnhakijaa ei ole mahdollista ottaa huomioon HPP:n rekrytointiprosessissa.

Työnhakijan tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö HPP:lle tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. HPP voi pyytää Työnhakijaa tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelemistä. HPP voi kieltäytyä Työnhakijan pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Työnhakijalla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Työnhakijan asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Työnhakija katsoo, että HPP ei ole käsitellyt Työnhakijan henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

HPP kunnioittaa Työnhakijan henkilötietojen luottamuksellisuutta. Manuaalista aineistoa säilytetään HPP:n lukituissa toimitiloissa. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on tallennettu HPP:n tietojärjestelmään johon niillä HPP:n työntekijöillä, jotka osallistuvat rekrytointiprosessiin, on pääsy henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan. HPP:n tietojärjestelmässä olevat tiedot varmuuskopioidaan päivittäin (muutokset) ja kokonaan kerran viikossa.

12. Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@hpp.fi.