HPP Asianajotoimisto Oy:n rahanpesurekisterin tietosuojaseloste
1. Yleistä
HPP Asianajotoimisto Oy (”HPP”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita HPP kerää sen rahanpesurekisteriin (”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan HPP:n Rekisteriä varten keräämiä henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä: tietosuoja@hpp.fi
HPP voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. HPP pyrkii käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaakseen hyvissä ajoin etukäteen rekisteröidylle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista. HPP kehottaa rekisteröityä tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuaan tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 24.5.2018.
2. Rekisterinpitäjä
Nimi: HPP Asianajotoimisto Oy
Osoite: Bulevardi 1 A, 00100 Helsinki
Puhelin: +358 9 474 21
Y-tunnus: 0224138-5
3. Kenen henkilötietoja kerätään?
HPP käsittelee Rekisterissä HPP:n nykyisen ja potentiaalisen uuden asiakkaan, sen mahdollisen yhteyshenkilön sekä asiakasyrityksen tosiasiallisen edunsaajan, hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenen, toimitusjohtajan ja asiakkaan ja/tai sen tosiasiallisen edunsaajan perheenjäsenen ja/tai yhtiökumppanin (”Rekisteröity”) henkilötietoja rahanpesusääntelyn edellyttämässä laajuudessa.
4. Minkä tyyppisiä henkilötietoja kerätään?
HPP käsittelee Rekisterissä seuraavia Rekisteröidyn henkilötietoja:
- Nimi, syntymäaika ja henkilötunnus;
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero);
- Kansalaisuus;
- Poliittinen tausta;
- Suhde poliittiseen henkilöön; ja
- Henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, numero tai muu tunnistetieto (hyväksyttyjä todentamisasiakirjoja ovat passi, henkilökortti, ajokortti ja kuvallinen Kela-kortti sekä ulkomaalaisen asiakkaan osalta kansallinen passi tai ETA-alueen viranomaisen myöntämä henkilökortti).
Se, mitä henkilötietoja HPP käsittelee kustakin Rekisteröidystä, määräytyy pakottavan lainsäädännön mukaan.
5. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?
HPP kerää henkilötietoja ensisijaisesti julkisista tietolähteistä, kuten kauppa- ja muista vastaavista rekistereistä ja Internetistä. Lisäksi henkilötietoja kerätään asiakkaalta/ asiakkaan yhteyshenkilöltä.
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset
Henkilötietojen käsittely perustuu HPP:n lainsäädännöllisten velvoitteiden täyttämiseen (laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä sekä sen perusteella kulloinkin annetut asetukset että mahdolliset muut viranomaismääräykset ja Suomen Asianajajaliiton ohjeet).
Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on asiakkaan tunteminen ja tunnistaminen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen, paljastaminen ja selvittäminen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen sekä sen rikoksen tutkintaan saattaminen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu.
Rekisteröidyn tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteensopimaton edellä mainittujen tarkoitusten kanssa. HPP ei jatkokäsittele Rekisteröidyn henkilötietoja muihin kuin tässä tietosuojaselosteessa todettuihin tarkoituksiin.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille
HPP siirtää Rekisteröidyn henkilötietoja yhteistyökumppaneilleen ja alihankkijoilleen. Ajan tasalla oleva listaus HPP:n yhteistyökumppaneista ja alihankkijoista:
- CSI Helsinki Oy
- Config Oy
- Clento Oy
HPP:n yhteistyökumppanit ja alihankkijat käsittelevät Rekisteröidyn henkilötietoja vain HPP:n lukuun suoritettavia, tässä tietosuojaselosteessa määritellyn käsittelyn käyttötarkoituksen mukaisia tehtäviä varten. HPP varmistaa aina, että sen yhteistyökumppanit ja alihankkijat eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.
HPP luovuttaa tarvittaessa Rekisteröidyn henkilötietoja Keskusrikospoliisin rahanpesun selvittelykeskukselle pakottavan lainsäädännön mukaisesti.
8. Henkilötietojen siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
HPP ei siirrä Rekisteröidyn henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet
HPP säilyttää Rekisteröidyn henkilötietoja Rekisterissä niin kauan kuin asiakas- ja toimeksiantosuhde on voimassa. Asiakas- ja toimeksiantosuhteen päättymisen jälkeen HPP säilyttää Rekisteröidyn henkilötietoja sisältävän asiakirja-aineiston Suomen Asianajajaliiton rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan ohjeistuksen mukaisesti viiden vuoden ajan asiakas- ja toimeksiantosuhteen päättymisestä.
HPP poistaa tiedot ja asiakirjat viiden vuoden kuluttua asiakas- ja toimeksiantosuhteen päättymisestä tai epäilyttävän liiketoimen suorittamisesta, jollei niiden edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka HPP:n tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi. Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan viimeistään kolmen vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden tarkistamisesta. Tarkistamisesta ja sen ajankohdasta tehdään merkintä.
10. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus, soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa, mikäli pakottavasta lainsäädännöstä ei muuta johdu:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin henkilötietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat, HPP:n käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö HPP:lle tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. HPP voi pyytää Rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan Rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. HPP voi kieltäytyä Rekisteröidyn pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Rekisteröidyllä on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että HPP ei ole käsitellyt Rekisteröidyn henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
HPP kunnioittaa Rekisteröidyn henkilötietojen luottamuksellisuutta. Manuaalista aineistoa säilytetään HPP:n lukituissa toimitiloissa. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on tallennettu HPP:n tietojärjestelmään, johon HPP:n osakkailla ja nimetyillä työntekijöillä sekä CSI Helsinki Oy:n ja Config Oy:n nimetyillä työntekijöillä on pääsy henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan. HPP:n tietojärjestelmässä olevat tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.
12. Yhteydenotot
Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@hpp.fi.
