HPP Asianajotoimisto Oy:n asiakas- ja toimeksiantorekisterin tietosuojaseloste

1. Yleistä

HPP Asianajotoimisto Oy (”HPP”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita HPP kerää sen asiakas- ja toimeksiantorekisteriin (”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan HPP:n Rekisteriin keräämiä henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat osoitteesta: tietosuoja@hpp.fi.

HPP voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. HPP pyrkii käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaakseen hyvissä ajoin etukäteen sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista. HPP kehottaa sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 24.5.2018.

2. Rekisterinpitäjä

Nimi: HPP Asianajotoimisto Oy
Osoite: Bulevardi 1 A, 00100 Helsinki
Puhelin: +358 9 474 21
Y-tunnus: 0224138-5

3. Kenen henkilötietoja kerätään?

HPP käsittelee Rekisterissä HPP:n asiakkaan ja sen mahdollisten yhteyshenkilöiden (”Asiakas”) sekä mahdollisen Asiakkaan vastapuolen että muun osapuolen edustajan (”Vastapuoli”) henkilötietoja.

4. Minkä tyyppisiä henkilötietoja kerätään?

HPP käsittelee Rekisterissä seuraavia Asiakkaan ja Vastapuolen henkilötietoja:

• Nimi sekä henkilötunnus;
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero); ja
• HPP:n Välimies-neuvotteluhuoneessa tallennettu videokuva.

5. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

HPP kerää henkilötietoja ensisijaisesti Asiakkaalta itseltään. Vastapuolten henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti Asiakkaalta ja tarvittaessa Vastapuolelta itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ostetuista rekistereistä ja julkisista tietolähteistä.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Asiakkaan ja Vastapuolen henkilötietojen käsittelyn peruste on tapauksesta riippuen alla mainittuihin käyttötarkoituksiin perustuva HPP:n oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on Asiakkaan tai Asiakkaan edustaman yrityksen ja HPP:n välisen asiakas- ja toimeksiantosuhteen hoitaminen ja ylläpito. Henkilötietojen käsittelyllä HPP voi palvella Asiakastaan paremmin. Henkilötietojen käsittelyllä ei ole Asiakkaalle tai Vastapuolelle muita vaikutuksia.

HPP jatkokäsittelee Asiakkaan henkilötietoja markkinointitarkoituksiaan varten. Asiakas voi kuitenkin milloin tahansa kieltää henkilötietojensa käyttämisen markkinointitarkoituksiin. HPP pyrkii aina tilanteen salliessa anonymisoimaan tai pseudonymisoimaan kaikki kyseisiin tarkoituksiin käytettävät henkilötiedot ennen niiden jatkokäsittelemistä.

HPP ei jatkokäsittele Vastapuolen henkilötietoja.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

HPP siirtää Asiakkaan ja Vastapuolen henkilötietoja yhteistyökumppaneilleen ja alihankkijoilleen. Ajan tasalla oleva lista HPP:n käyttämistä yhteistyökumppaneista ja alihankkijoista:

• AST-Accounting Services Tilimatic Oy
• Config Oy
• CSI Helsinki Oy
• Visma Solutions Oy
• Fennoa Oy

HPP:n yhteistyökumppanit ja alihankkijat käsittelevät Asiakkaan ja Vastapuolen henkilötietoja vain HPP:n lukuun suoritettavia asiakas- ja toimeksiantosuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. HPP varmistaa aina, että sen käyttämät yhteistyökumppanit ja alihankkijat eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

Asiakkaan henkilötietoja luovutetaan pankeille asiakasvaratilien avaamista varten.

HPP luovuttaa tarvittaessa Asiakkaan ja Vastapuolen henkilötietoja toimivaltaiselle viranomaiselle (ml. Suomen Asianajajaliitto), henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

8. Henkilötietojen siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

HPP ei siirrä Asiakkaan ja Vastapuolen henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

HPP säilyttää Asiakkaan ja Vastapuolen henkilötietoja Rekisterissä niin kauan kuin asiakas- ja toimeksiantosuhde Asiakkaan kanssa on voimassa. Asiakas- ja toimeksiantosuhteen päättymisen jälkeen HPP säilyttää Asiakkaan ja Vastapuolen henkilötietoja sisältävän asiakirja-aineiston Suomen Asianajajaliiton suosituksen mukaisesti 10 vuoden ajan. Asiakkaan ja Vastapuolen tulee kuitenkin huomioida, että henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai HPP:tä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Asiakkaalla on oikeus, soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin henkilötietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat, HPP:n käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on HPP:n oikeutettu etu; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Myös Vastapuolella on edellä mainitut oikeudet siltä osin kuin se on mahdollista ottaen huomioon asianajajista annetun lain ja hyvää asianajajatapaa koskevien ohjeiden mukainen salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Lisäksi Asiakkaalla on oikeus, soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että Asiakas on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot HPP:lle, ja HPP käsittelee kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Asiakkaan ja Vastapuolen tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö HPP:lle tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. HPP voi pyytää Asiakasta tai Vastapuolta tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan Asiakkaan tai Vastapuolen henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. HPP voi kieltäytyä Asiakkaan tai Vastapuolen pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Asiakkaalla ja Vastapuolella on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Asiakkaan tai Vastapuolen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Asiakas tai Vastapuoli katsoo, että HPP ei ole käsitellyt Asiakkaan tai Vastapuolen henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

HPP kunnioittaa Asiakkaan ja Vastapuolen henkilötietojen luottamuksellisuutta. Manuaalista aineistoa säilytetään HPP:n lukituissa toimitiloissa. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on tallennettu HPP:n palomuurein suojattuun tietojärjestelmään, johon HPP:n osakkailla ja työntekijöillä sekä CSI Helsinki Oy:n ja Config Oy:n nimetyillä työntekijöillä on pääsy henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan. HPP:n tietojärjestelmässä olevat tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

12. Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@hpp.fi. Asiakas ja Vastapuoli voivat myös ottaa HPP:hen kirjallisesti yhteyttä alla olevaan osoitteeseen tai tulla henkilökohtaisesti alla olevaan osoitteeseen esittämään pyyntönsä tai kysymyksensä:

HPP Asianajotoimisto Oy
Bulevardi 1 A
00100 Helsinki