Miten kokoontumisrajoitukset vaikuttavat yhtiökokousten järjestämiseen
Koronaviruksen aiheuttama valmiuslain käyttöönotto ja sen nojalla annetut säädökset ja määräykset ovat tuoneet viime viikkoina niin julkisten kuin yksityistenkin yhtiöiden normaaleihin joka keväisiin yhtiökokousrutiineihin uusia haasteita ja tulkintatilanteita poikkeussäännösten ja osakeyhtiölain varsinaista yhtiökokousta koskevien säännösten yhteensovittamisessa. Yhtiöt ovat peruuttaneet tai siirtäneet kokouksiaan toiseen ajankohtaan ja kehittäneet erinäisiä keinoja osallistua tai seurata varsinaista yhtiökokousta webcast-yhteydellä sekä laatineet erinäisiä valtakirjamalleja ja ohjeistuksia keskitetyistä valtuutuksista tietyille asiamiehille kokouksessa.
Listayhtiöiden neuvottelukunta antoi 13.3.2020 yhtiökokousten järjestämisestä kannanoton, jota päivitettiin 17.3.2020, sen jälkeen kun Suomen hallitus antoi suosituksen yli kymmenen henkilön kokoontumisrajoituksesta ja aluehallintovirastot vahvistivat nämä kokoontumisrajoitukset.
Vaikka listayhtiöiden neuvottelukunnan kannanotot koskevatkin pörssiyhtiöitä, on kannanottojen vahva sanoma syytä huomioida myös yksityisten osakeyhtiöiden yhtiökokousten osalta, erityisesti kun oikeusministeriö on 18.3.2020 todennut seuraavaa: vaikka julkinen kokoontuminen tulkitaan välillisesti kokoontumislaissa määrittelyjen yleisen kokouksen tai yleisötilaisuuden kautta, määritelmää käytetään yhdessä tartuntatautilain määritelmien ja tarkoituksen kanssa, jolloin oikeusministeriön linjauksen mukaan yhtiökokoukset katsotaan lähtökohtaisesti yleisötilaisuuksiksi, jossa tilaisuuteen osallistuminen edellyttää kutsua tai määrätyn yhteisön jäsenyyttä, jollei tilaisuutta osanottajien lukumäärän, tilaisuuden laadun tai muiden erityisten syiden perusteella voida pitää luonteeltaan yksityisenä. Tämä oikeusministeriön linjaus on jossain määrin tulkinnanvarainen, mutta kun asiaa tarkastellaan sekä tartuntatautilain että poikkeusoloasetusten tavoitteiden ja tarkoituksen näkökulmaa painottaen, on selvää, että yli kymmenen hengen yhtiökokousten järjestämiset tulisi lykätä rajoitusten jälkeiseen aikaan myös yksityisten osakeyhtiöiden osalta.
Yhtiökokousten järjestämiseen liittyviä oikeudellisia ja käytännön näkökohtia
Yhtiökokousten siirtämiset eivät kuitenkaan ole missään mielessä täysin ongelmattomia lähtökohtaisesti jo sen vuoksi että osakeyhtiölain mukaan varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, mikä tarkoittaa käytännössä useassa yhtiössä kesäkuun viimeistä päivää.
Mitä vaihtoehtoja osakeyhtiöillä sitten on varsinaisten yhtiökokousten järjestämisen osalta? Henkilömäärältään rajatuissa yhtiöissä yhtiökokous voitaneen tämän hetkisen tiedon valossa edellä asetetuissa puitteissa järjestää normaalisti, mikäli kokoukseen osallistuu alle kymmenen henkilöä. Lisäksi on muistettava, että osakeyhtiölaki mahdollistaa päätöksenteon osakkeenomistajien yksimielisenä päätöksenä OYL 5:1.2:n nojalla yhtiökokousta pitämättä, jolloin kaikki varsinaisen yhtiökokouksen asiat voitaisiin henkilömäärältään rajoitetussa osakaspiirissä keskustella ja ”päättää” esimerkiksi etäyhteyttä käyttämällä ja sähköpostitse, jonka jälkeen asiasta laaditaan lain tarkoittama päätöspöytäkirja. Tällöin on huolehdittava siitä, että yksimielisyys tulee nimenomaisesti kirjatuksi päätöspöytäkirjaan sekä jokaisen osakkeenomistajan nimenomainen suostumus/tahdonilmaisu tulee tallennetuksi mahdollisten myöhempien erimielisyyksien varalta. Päätöspöytäkirjaan olisi tällöin todistelunäkökulmasta hyvä saada kunkin osakkeenomistajan allekirjoitus, vaikka osakeyhtiölaki edellyttääkin, että vain vähintään kahden osakkeenomistajan on allekirjoitettava tällainen päätöspöytäkirja.
Mikäli yllä kuvattua osakkeenomistajien yksimielistä päätöksentekoa ei syystä tai toisesta voida järjestää, on huomioitava se, että varsinaista yhtiökokousta ei voida pitää nykyisen lainsäädännön perusteella pelkästään etäyhteyksien välityksellä. Mikäli varsinaiselle yhtiökokoukselle kuuluvat päätökset tehdään kokousmuodossa, vähintään osan osakkeenomistajista tulee osallistua fyysiseen kokoukseen itse tai asiamiestä käyttämällä.
Mikäli yhtiön hallitus siis päättää pitää varsinaisen yhtiökokouksen rajoitustoimien aikana, yhtiössä tulisi, riippumatta siitä onko kyse pörssiyhtiöstä tai yksityisestä osakeyhtiöstä, viranomaisten suositusten ja listayhtiöiden neuvottelukunnan kannanottojen mukaisesti pyrkiä rajoittamaan fyysisesti kokouspaikalle tulevien osallistujien määrää käyttämällä valtakirjamenettelyä sekä mahdollisuuksien mukaan järjestämällä kokouksen etäosallistumis- ja/tai seuraamismahdollisuus.
Valtakirjamenettelyssä on suositeltavaa käyttää esimerkiksi kokouskutsun liitteeksi tulevaa valtakirjamallipohjaa, jossa jokaisen päätöskohdan osalta on erikseen määritelty vaihtoehdot esimerkiksi: ”(i) kannatan, (ii) en kannata, (iii) jätän äänestämättä” -tyyppisesti. Tällöin minimoidaan epäselvyydet valtuutetun asiamiehen toimivallasta äänestää osakkeenomistajan puolesta. Osakkeenomistaja on lisäksi toki aina oikeutettu vaihtamaan mielipidettään varsinaisena äänestyshetkenä. Ratkaisevaa on tällöin se, mitä osakkeenomistaja tai hänen asiamiehensä yhtiökokouksessa äänestää, eikä se, mitä osakkeenomistaja on aikaisemmin ilmoittanut äänestävänsä. Lisäksi on huomioitava, että valtuutusta koskevien yleisten oppien mukaan aiempi valtuutus on aina mahdollista peruuttaa.
Etäosallistumisen ja -seuraamisen keskeisenä erona on ääni- ja osallistumisoikeus yhtiökokoukseen. Etäseuraamisen välityksellä varsinaista yhtiökokousta seuraava osakkeenomistaja voi esimerkiksi webcast-yhteyden avulla katsoa ja seurata yhtiökokousta sekä jopa tietyissä tilanteissa mahdollisesti käyttää puheoikeuttaan. Etäseuraamisessa osakkeenomistaja ei kuitenkaan voi äänestää eikä hänen osakkeidensa katsota olevan kokouksessa virallisesti edustettuna, joten hänen osakkeitaan ei oteta äänestyksessä huomioon, ellei etänä kokousta seuraava osakkeenomistaja ole samalla antanut valtakirjaa kokouksessa läsnä olevalle taholle.
Varsinainen etäosallistuminen puolestaan tarkoittaa sitä, että yhtiön osakkeenomistajan omistamat osakkeet otetaan huomioon ääntenlaskennassa ja osakkeenomistajalla on lähtökohtaisesti oikeus käyttää kaikkia yhtiökokouksessa normaalisti osakkeenomistajalle kuuluvia hallinnoimisoikeuksia (osallistumis-, puhe-, ja äänioikeus). Etäosallistumisen järjestäminen edellyttääkin juuri tämän vuoksi tunnistautumista. Ongelmaksi saattaa kuitenkin muodostua se, että tällaista nk. vahvan tunnistautumisen ja äänestysmahdollisuuden sisältävää yhtiökokouspalvelua tarjoaa tällä hetkellä vain muutama taho. Lisäksi on huomioitava, että etäosallistumisen mahdollisuudesta tulee osakeyhtiölain mukaan olla nimenomainen määräys yhtiön yhtiöjärjestyksessä tai hallituksen tulee päättää tällaisesta osallistumisen muodosta, jollei yhtiöjärjestyksessä nimenomaisesti kielletä hallitusta tekemään tällaista päätöstä. Yhtiökokouskutsun toimittamisen jälkeen, esimerkiksi itse yhtiökokoustilanteessa tällaista päätöstä ei enää voida tehdä.
Yhtiökokouksen aikataulussa punnittavia seikkoja
Miten varsinaisen yhtiökokouksen suhteen sitten tulisi menetellä? Valitettavasti asiaan on mahdotonta antaa kaikille yhtiöille soveltuvaa kaavamaista vastausta. Yhtiöiden tilanne vaihtelee suuresti sen suhteen, onko niillä tosiasiallinen tarve kiirehtiä yhtiökokouksen järjestämistä. Yhtiön hallituksen olisi syytä kiinnittää huomiota esimerkiksi seuraaviin asioihin varsinaisen yhtiökokouksen perumisen ja siirtämisen arvioinnissa yhtiön ja sen kaikkien osakkeenomistajien edun kannalta: (i) odotettava osingonjako; (ii) mahdolliset jatkuvat tarvittavat määräaikaiset osake- ja optio- tai muita erityisiä oikeuksia koskevat valtuutukset yhtiön hallitukselle; (iii) tulevat hallituksen jäsenvaihdot; sekä (iv) yhtiötä koskevien rahoitussopimusten edellyttämien finanssikovenanttien huomioiminen (vahvistettu tilinpäätös).
Kansantalouden näkökannalta on merkityksellistä, että yhtiöistä saatavat osingot allokoituvat yhteiskunnassa uusiin tuottaviin käyttötarkoituksiin oli se sitten toisiin rahoitusinstrumentteihin tai muihin hyödykkeisiin. Tähän seikkaan myös listayhtiöiden neuvottelukunta on ottanut voimakkaasti kantaa. Osinkojen osalta olemme tänä keväänä nähneet myös järjestelyitä, jossa yhtiökokous on valtuuttanut yhtiön hallituksen päättämään myöhemmin osingonjaosta. Tällaiseen valtuutusmenettelyyn sisältyy myös eräitä oikeudellisia näkökohtia, joista tarkemmin tämän kirjoitussarjan toisessa osassa.
Antti Säiläkivi
Osakas
0400 241 114
antti.sailakivi@hpp.fi
